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郑州市城乡居民基本养老保险档案管理暂行办法
发布: 发布时间:2011-12-22 浏览 .. 人次
郑州市城乡居民基本养老保险
档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为加强我市城乡居民基本养老保险档案的规范化管理,充分发挥城乡居民基本养老保险档案在保障居民基本养老生活中的作用,更好地为构建和谐郑州服务,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》、《郑州市档案管理规定》以及《郑州市城乡居民基本养老保险办法》的有关规定,结合我市实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的城乡居民基本养老保险档案,是指各级社会保险经办机构在办理城乡居民基本养老保险业务工作中所形成的,对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表等不同形态和不同载体的历史记录,是国家档案的重要组成部分。
第三条 城乡居民基本养老保险档案工作,由郑州市社会保险事业管理局统一领导,实行分级管理。郑州市档案行政管理部门依法实施监督、指导。
各级社会保险事业管理局具体负责本辖区内城乡居民基本养老保险档案工作,在业务上接受上级主管部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。
第四条 各级社会保险事业管理局以及所属经办机构和经办人员,都有维护城乡居民基本养老保险档案完整与安全的义务。
第二章档案管理体制与职责
第五条 郑州市社会保险事业管理局应将城乡居民基本养老保险档案工作纳入本单位工作计划和相关处室的工作职责,纳入相关人员岗位责任制,并加强对全市城乡居民基本养老保险档案工作的监督指导。
第六条 各县(市)、区社会保险事业管理局应建立档案工作机构和档案工作制度,配备档案管理人员,将城乡居民基本养老保险档案同其它档案一起集中统一管理,并加强对各乡(镇)、街道办事处社保机构的业务指导。
第七条 各乡(镇)、街道办事处督促指导本单位社保机构做好城乡居民基本养老保险档案材料的形成、积累工作,并妥善保管、按时移交。
第八条 各级社会保险事业管理局城乡居民基本养老保险档案管理人员的职责是:
(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规、业务规范和技术标准;
(二)集中统一管理本辖区城乡居民基本养老保险档案。并根据工作需要,编制各种检索工具和参考资料。建立和完善城乡居民基本养老保险档案数据库,为参保人员提供方便、快捷的服务;
(三)对本单位各职能处室和所属各经办机构形成的城乡居民基本养老保险档案材料的形成、积累和立卷归档工作进行监督指导;
(四)对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并做好向同级国家综合档案馆移交的准备工作;
(五)忠于职守、遵纪守法、爱岗敬业、具备专业知识,定期参加档案业务及现代化技能培训,不断提高个人综合素质。
第九条 各乡(镇)、街道办事处社保机构档案人员的职责是:
认真做好本辖区城乡居民基本养老保险档案材料的收集、整理工作。妥善保管本辖区城乡居民基本养老保险档案材料,并定期向县(市)、区社会保险事业管理局档案机构移交。
第三章 归档范围、归档时间和归档要求
第十条 归档范围
各级社保经办机构在办理城乡居民基本养老保险业务工作中所形成的,具有保存和利用价值的文件材料,均属归档范围。
(一)参保人员登记材料
1、《郑州市城乡居民基本养老保险参保登记表》;
2、《高龄转参保登记表》;
3、身份证复印件;
4、户口簿相关页复印件;
5、参保人其子女的相关材料复印件;
6、委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》;
7、享受财政补助(领证的独生子女父母和农村计生双女绝育户父母、重度残疾人、烈士遗属、因公牺牲军人家属、病故军人家属等)的相关证明材料;
8、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(二)参保人员基本信息变更材料
1、《郑州市城乡居民基本养老保险变更登记表》;
2、户口簿、身份证复印件;
3、对身份证号码变动较大的,应提供《公民身份证更正证明》;
4、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(三)参保人员重号输机材料
1、《郑州市城乡居民基本养老保险身份证重号申请输机花名册》;
2、《郑州市城乡居民基本养老保险参保登记表》;
3、户口簿、身份证复印件;
4、对身份证号码变动较大的,应提供《公民身份证更正证明》;
5、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(四)参保人员养老保险转移材料
1、《河南省新型农村社会养老保险关系转移申请表》;
2、《河南省新型农村社会养老保险关系转入接收函》;
3、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料
(五)参保人员待遇领取资格验证材料
1、停发或恢复发放社会保险待遇证明材料;
2、冒领社会保险待遇的证据;
3、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(六)代发类业务材料
1、《郑州市城乡居民基本养老保险计生补贴对象认证表》;
2、《郑州市城乡居民基本养老保险计划生育补贴综合统计表》;
3、《郑州市城乡居民基本养老保险计划生育补贴发放明细表》。
(七)城乡居民养老保险费征缴核定材料
1、居民养老保险个人缴费申请
(1)《郑州市城乡居民基本养老保险征集计划单》;
(2)《郑州市城乡居民养老保险费补缴申请表》。
2、居民养老保险个人账户结转申请
《个人账户结转申请表》
3、居民养老保险退费核定
(1)《郑州市城乡居民基本养老保险退款审批表》;
(2)《郑州市城乡居民基本养老保险退保结算审批表》;(3)《郑州市城乡居民基本养老保险退款人员花名册》;
(4)退款审核材料:参保人身份证复印件、退保申请书、退保原因的证明(死亡证明、参加其它养老保险证明、户口迁出证明)、银行存折(卡)复印件;
(5)当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(八)城乡居民养老保险退款支付明细
1、《郑州市城乡居保退款拨付计划通知书》;
2、发放文件和发放情况银行反馈文件;
3、《郑州市城乡居民基本养老保险退款失败人员花名册》。
(九)城乡居民养老保险月待遇核定材料
1、《郑州市城乡居民基本养老保险月待遇结算单》;
2、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(十)城乡居民养老保险一次性待遇核定材料
1、《郑州市城乡居民基本养老保险一次性待遇结算单》;
2、一次性待遇审核材料:一次性待遇申请书、证明材料(死亡证明、出国(境)定居证明、参加其它险种证明等)、申领人身份证复印件、银行存折(卡)复印件等材料;
3、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机
构规定的其他材料。
(十一)城乡居民养老保险待遇调整材料
1、城乡居民养老保险待遇调整名册;
2、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(十二)城乡居民养老保险待遇拨付材料
1、《郑州市城乡居保养老金拨付计划通知书》;
2、《郑州市城乡居民养老保险待遇应发情况汇总表》;
3、《郑州市城乡居民养老保险待遇实发情况汇总表》;
4、《郑州市城乡居保养老保险待遇失败情况汇总表》;
5、养老金社会化发放文件和发放情况银行反馈文件;
6、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(十三)城乡居民基本养老保险年度统计报表
《农村社会养老保险情况》国统制[2010]118号
(十四)城乡居民基本养老保险数据和分析报告等材料
(十五)城乡居民基本养老保险业务月统计报表
1、《新型农村社会养老保险基本情况月报表》;
2、《城乡居保目标完成情况统计表》;
3、《城乡居民养老保险月综合统计表》。
(十六)城乡居民基本养老保险业务季统计报表
1、《郑州市城乡居民基本养老保险人数统计表》;
2、《郑州市城乡居民基本养老保险征缴发放情况统计表》。
(十七)城乡居民基本养老保险基金管理材料
1、基金管理中形成的各类凭证,如基金会计凭证、收缴凭证、结算凭证等;
2、基金管理中形成的各种账簿:如总账、分类账、日记账等;
3、基金管理中形成的各种报表:如基金决算、预算、统计月度、季度、年度报表等;
4、城乡居民基本养老保险基金及经费结余情况汇总等文件材料。
(十八)城乡居民基本养老保险政策性文件材料
(十九)城乡居民基本养老保险工作中形成的电子文件材料
(二十)城乡居民基本养老保险工作中形成的各种照片、录音(像)带、磁盘、光盘等声像材料
(二十一)城乡居民基本养老保险工作中获得的各种荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章等实物材料
第十一条 归档时间和归档要求
(一)各乡(镇)、街道办事处社保经办机构应于每年的3月底前,将上年度整理好的档案(包括目录)及相关材料上报各县(市)、区社会保险事业管理局档案机构统一存档,并办理交接手续。
(二)各级社会保险事业管理局档案机构除保存城乡居民基本养老保险纸质文件材料外,同时还应将工作中所形成的电子文件进行归档,归档的电子文件数据应与相应的纸质文件数据保持一致,电子文件应物理归档,并实行异地双备份,以确保数据的完整与安全。
(三)归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
(四)归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档。
第四章 档案的整理与移交
第十二条 城乡居民基本养老保险档案的整理工作,应参照《郑州市城乡居民基本养老保险文件材料整理规则》执行。
第十三条 城乡居民养老保险业务档案的保管期限
根据中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令《社会保险业务档案管理规定(试行)》,结合我市城乡居民基本养老保险业务档案的管理现状,城乡居民基本养老保险业务档案的保管期限划分为永久和定期二种。其中定期为 10年、30年、50年和100年。
第十四条 对国家规定的应当归档的文件材料,必须按照规定,定期向各县(市)、区社会保险事业管理局档案机构或档案工作人员移交,集中统一管理,任何个人不得拒为己有。
第十五条 各乡(镇)、街道办事处社保经办机构档案管理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,在规定的时间内整理完毕并编制移交清册,由部门负责人审核,乡(镇)、街道办事处分管领导批准后向各县(市)、区社会保险事业管理局档案机构移交。
交接双方应认真核对移交清册及档案数量,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。
第十六条 各县(市)、区社会保险事业管理局应按照国家有关规定,定期将保存的城乡居民基本养老保险档案向同级国家综合档案馆移交。
第五章 档案的保管和利用
第十七条 城乡居民基本养老保险档案的保管应做到有专门的档案库房和档案柜,有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防磁、防污染等措施,以确保档案的完整与安全。
档案管理人员对档案库房和所保管的档案应定期进行检查,并做好检查记录,发现问题,及时采取补救措施。
第十八条 档案库房和档案装具应当符合国家有关标准和档案安全保管要求。档案机构应制定防灾应急预案,并做好档案数据库的安全备份工作。
第十九条 查阅城乡居民基本养老保险档案,必须按照档案管理制度履行一定的审批和登记手续。
(一)各级社会事业保险部门保存的城乡居民基本养老保险档案,主要供本单位利用。其他参保人员查阅档案须持单位介绍信或本人身份证等有效证件,并经本级社会事业保险部门有关领导批准,方可查阅;
(二)有关人员(包括参保人员)需要查阅档案时,按照档案管理制度履行有关查阅手续。查阅档案一般在档案室。
第二十条 任何人查阅档案时,不得对案卷进行拆散、涂改、抽页、勾划或转借他人,更不得私自复制、调换档案。
第二十一条 档案工作人员应严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案的内容。
第二十二条 档案工作人员调离工作岗位时,必须履行档案交接手续,做好档案的交接工作,对档案进行核查、列表、登记,交接人及有关领导签字并存档备查。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十三条 各级社会保险事业管理局档案机构应当对已到期的城乡居民基本养老保险档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险事业管理局档案机构负责人、业务人员和档案管理人员,以及劳动和社会保障行政部门的有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
第二十四条 各级社会保险事业管理局档案机构对保管期限已满但仍有保存和利用价值的档案,经过鉴定应适当延长保管期限。对可以销毁的档案,应编制销毁清册,报同级人力资源和社会保障行政部门备案,社会保险事业管理局主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
社会保险事业管理局应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第七章 罚 则
第二十五条 对在档案管理工作中做出突出成绩的部门和个人,各级社会保险事业管理部门应当给予表彰和奖励。对违反国家有关规定,造成档案损失、失泄密的,应依法进行处罚。
第八章 附 则
第二十六条 本办法由郑州市社会保险事业管理局和郑州市档案局负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起实施。
附件1
郑州市城乡居民基本养老保险文件材料
归档范围与保管期限表
一、城乡居民基本养老保险业务文件材料
【城乡居民养老保险管理类】
(一)参保人员登记材料(保管期限:100年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险参保登记表》;
2、《高龄转参保登记表》;
3、身份证复印件;
4、户口簿相关页复印件;
5、参保人其子女的相关材料复印件;
6、委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》;
7、享受财政补助(领证的独生子女父母和农村计生双女绝育户父母、重度残疾人、烈士遗属、因公牺牲军人家属、病故军人家属等)的相关证明材料;
8、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(二)参保人员基本信息变更材料(保管期限:100年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险变更登记表》;
2、户口簿、身份证复印件;
3、对身份证号码变动较大的,应提供《公民身份证更正证明》;
4、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(三)参保人员重号输机材料(保管期限:100年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险身份证重号申请输机花名册》;
2、《郑州市城乡居民基本养老保险参保登记表》;
3、户口簿、身份证复印件;
4、对身份证号码变动较大的,应提供《公民身份证更正证明》;
5、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(四)参保人员养老保险转移材料(保管期限:100年)
1、《河南省新型农村社会养老保险关系转移申请表》;
2、《河南省新型农村社会养老保险关系转入接收函》;
3、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(五)参保人员养老保险待遇领取资格验证材料(保管期限:10年)
1、停发或恢复发放社会保险待遇证明材料;
2、冒领社会保险待遇的证据;
3、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机
构规定的其他材料。
(六)代发类业务材料(保管期限:10年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险计生补贴对象认证表》;
2、《郑州市城乡居民基本养老保险计划生育补贴综合统计表》;
3、《郑州市城乡居民基本养老保险计划生育补贴发放明细表》。
【城乡居民养老保险费征缴类】
(一)城乡居民养老保险费征缴核定材料(保管期限:100年)
1、居民养老保险个人缴费申请
(1)《郑州市城乡居民基本养老保险征集计划单》;
(2)《郑州市城乡居民养老保险费补缴申请表》。
2、居民养老保险个人账户结转申请
《郑州市城乡居民基本养老保险待遇领取申请单》。
、居民养老保险退费核定3
(1)《郑州市城乡居民基本养老保险退款审批表》;
(2)《郑州市城乡居民基本养老保险退保结算审批表》;
(3)《郑州市城乡居民基本养老保险退款人员花名册》;
(4)退款审核材料:参保人身份证复印件、退保申请书、退保原因的证明(死亡证明、参加其它养老保险证明、户口迁出证明)、银行存折(卡)复印件;
(5)当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(二)城乡居民养老保险退款支付明细(保管期限:100年)
1、《郑州市城乡居保退款拨付计划通知书》;
2、发放文件和发放情况银行反馈文件;
3、《郑州市城乡居民基本养老保险退款失败人员花名册》。
【城乡居民养老保险待遇类】
(一)城乡居民养老保险月待遇标准核定材料(保管期限:50年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险月待遇结算单》;
2、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(二)城乡居民养老保险一次性待遇核定材料(保管期限:50年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险一次性待遇结算单》;
2、一次性待遇审核材料:一次性待遇申请书、证明材料(死亡证明、出国(境)定居证明、参加其它险种证明等)、申领人身份证复印件、银行存折(卡)复印件等材料;
3、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机
构规定的其他材料。
(三)城乡居民养老保险待遇调整材料(保管期限:30年)
1、城乡居民养老保险待遇调整名册;
2、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(四)城乡居民养老保险待遇拨付材料(保管期限:30年)
1、《郑州市城乡居保养老金拨付计划通知书》;
2、《郑州市城乡居民养老保险待遇应发情况汇总表》;
3、《郑州市城乡居民养老保险待遇实发情况汇总表》;
4、《郑州市城乡居保养老保险待遇失败情况汇总表》;
5、养老金社会化发放文件和发放情况银行反馈文件;
6、当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
【城乡居民养老保险业务统计报表类】
(一)城乡居民基本养老保险年度统计报表(保管期限:永久)
《农村社会养老保险情况》国统制[2010]118号
(二)城乡居民基本养老保险数据和分析报告等材料(保管期限:30年)
(三)城乡居民基本养老保险业务月统计报表(保管期限:10年)
1、《新型农村社会养老保险基本情况月报表》;
2、《城乡居保目标完成情况统计表》;
3、《城乡居民养老保险月综合统计表》。
(四)城乡居民基本养老保险业务季统计报表(保管期限:10年)
1、《郑州市城乡居民基本养老保险人数统计表》;
2、《郑州市城乡居民基本养老保险征缴发放情况统计表》。
二、城乡居民基本养老保险基金管理材料
城乡居民基本养老保险基金管理材料如:会计凭证、会计账簿、会计报表等,按《会计档案管理办法》确定保管期限。
三、城乡居民基本养老保险文书材料
城乡居民基本养老保险政策性文件材料,按文书档案确定保管期限。
四、城乡居民基本养老保险工作中形成的电子文件材料
城乡居民基本养老保险工作中形成的电子文件材料,按国家有关规定确定保管期限。
五、城乡居民基本养老保险工作中形成的各种声像材料
城乡居民基本养老保险工作中形成的各种照片、录音(像)带、磁盘、光盘等声像材料,按国家有关规定确定保管期限。
六、城乡居民基本养老保险工作中获得的各种荣誉(实物)材料
城乡居民基本养老保险工作中获得的的各种荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章等实物材料,按国家有关规定确定保管期限。
附件2
郑州市城乡居民基本养老保险
文件材料整理规则
1 范围
本规则规定了城乡居民基本养老保险文件材料的整理原则和方法。
本规则适用于我市各级社会保险事业管理局和各级城乡居民基本养老保险经办机构。
2 定义
2.1 城乡居民基本养老保险文件材料
各级社会保险事业管理局和各级城乡居民基本养老保险经办机构在工作活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的文件材料。
2.2 城乡居民基本养老保险文件材料的整理
将城乡居民基本养老保险文件材料按照一定的原则和方法进行分类、组卷、排列、装订、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
城乡居民基本养老保险文件材料的整理要做到分类清楚、组卷合理、排列有序、编目准确、符合规范。
3. 城乡居民基本养老保险文件材料整理原则
城乡居民基本养老保险文件材料的整理,应当遵循养老保险业务工作的规律和特点,即养老保险业务工作流程,以方便文件材料整理和检索利用为原则。
4. 城乡居民基本养老保险文件材料的整理
4.1 城乡居民养老保险档案的分类
根据我市城乡居民养老保险工作实际,将城乡居民养老保险档案分为五类,即文书档案(即政策性文件材料)、业务档案(业务档案分为四类,分别是城乡居民养老保险管理类、城乡居民养老保险费征缴类、城乡居民养老保险待遇类、城乡居民养老保险业务统计报表类)、会计档案(即基金管理文件材料)、电子档案(电子文件材料)、声像档案(照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等)和荣誉档案(城乡居民基本养老保险工作中获得的的各种荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章等实物材料)。
4.2 城乡居民养老保险档案的整理
4.2.1 政策性文件材料归入文书档案进行整理。
4.2.2 城乡居民养老保险业务档案,应根据业务环节,按问题将形成的文件材料分成若干类别进行整理,即按问题分类整理法。
4.2.2.1 按问题分类整理法
按问题将城乡居民基本养老保险业务文件材料分为四大类,分别是(用代字表示):城乡居民养老保险管理类(GL)、城乡居民养老保险费征缴类(ZJ)、城乡居民养老保险待遇类(DY)、城乡居民养老保险业务统计报表类(TJ)。每一大类又可以分别可以分成若干个小类,如城乡居民养老保险管理类按工作流程又可分为六小类,分别是(用代字表示):参保人员登记管理类(GL1)、参保人员基本信息变更类(GL2)、参保人员重号输机类(GL3)、参保人员养老保险转移类(GL4)、参保人员待遇资格验证类(GL5)、和代发类(GL6)。其他三类,即城乡居民养老保险费征缴类、城乡居民养老保险待遇类、城乡居民养老保险业务统计报表类可参照参城乡居民养老保险管理类的分类方法分别按各自的工作流程分成若干小类。
以参保人员登记管理类为例:整理时,先将登记材料按不同社区分开,每个社区每月分别装订成一卷或若干卷,如一个社区材料较多时,可装订成几卷,每卷卷内文件材料,按形成时间先后顺序排列,档号编制采取:类别代字+年度+卷号(或顺序号)的方式。如:GL1-2010-1(参保人员登记管理类,2010年,第一卷),其他参保人员基本信息变更类、参保人员重号输机类、参保人员养老保险转移类、参保人员待遇资格验证类、和代发类档案的整理及档号的编制以此类推。
4.2.2.2 编制卷内文件目录
4.2.2.2.1 编写卷内页号
先将卷内文件按时间先后顺序排列,然后用阿拉伯数字统一在有文字的每页文件正面的右上角,背面的左上角编写页号。单面印刷的为一页,编一个号;双面印刷的为两页,编两个号。
4.2.2.2.2 填写卷内文件目录
《城乡居民基本养老保险档案卷内文件目录》项目由顺序号、姓名、社会保障号、社区名称、办理日期、页号和备注组成。填写方法见图1(卷内文件目录填写式样)。
顺序号:以卷内文件排列的先后顺序编制的序号,即件号(登记注册或办理业务时每个参保人员的一套材料为一件)。
姓名:即参保人员的姓名。
社会保障号:即参保人员参加城乡居民基本养老保险登记注册或办理业务的唯一号码。
社区名称:即参保人员所在的社区名称。
办理日期:即参保人员参加城乡居民基本养老保险登记注册或办理其它业务时的时间。
页号:即卷内文件所在页的编号。除卷内最后一份文件要填写起止页号外,其余文件只标明文件首页(即第一页)所在的编号。
备注:即卷内文件变化时所作的说明。
4.2.2.3 案卷装订
先将《城乡居民基本养老保险档案卷内文件目录》放在排列好的卷内文件前面,然后再将《案卷封面》(见图2)和《卷内备考表》(见图3)分别放在案卷的最上面和最下面,最后采用三孔一线法装订。
4.2.2.4填写案卷封面
《案卷封面》由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页和归档号组成。填写方法见图2(案卷封面式样)
全宗名称:即立档单位的名称,可填写单位全称或单位规范简称。
类目名称:即档案分类的名称(如管理类)。
案卷题名:即案卷标题(名称),案卷题名应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。
时间:指卷内文件所属的起止年月日,即填写卷内最早的一份文件和最晚的一份文件所属的年月日。
保管期限:指档案的存留年限,即按分类组卷时划定的保管期限填写。
件、页数:件数,指卷内文件的总件数,即卷内共有多少份文件;页数,指卷内文件的总页数,即卷内共有多少页。
归档号:即文书处理号,可作为档案室的案卷号使用(如DJ-2010-1)。
4.2.2.5填写卷内备考表
《卷内备考表》项目由本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷时间组成。填写方法见图7(卷内备考表填写式样)
本卷情况说明:填写需要说明的情况和问题。即一是说明卷内文件数量等基本情况;二是说明卷内文件材料的齐全完整程度,可靠程度及相关文件材料的情况。
立卷人:即由立卷责任者签名盖章。
检查人:即由审核案卷质量者签名。
立卷时间:即填写完成立卷的时间。
4.2.2.6填写案卷目录
《城乡居民基本养老保险档案案卷目录》项目由馆编案卷号、室编案卷号、案卷题名、起止年月日、件数、页数和备注组成。填写方法见图4(案卷目录填写式样)
馆编案卷号:档案室可不填写,档案进馆后,由档案馆负责填写。
室编案卷号:由档案室负责填写,即整理档案时编写的档号。
案卷题名:即案卷标题(名称),案卷题名应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。
起止年月日:即本卷卷内最早的一件文件时间和最晚的一件文件时间。
件数:即本卷卷内文件的总件数。
页数:即本卷卷内文件的总页数。
备注:即案卷变化时(如移出、损毁等)所作的说明。
4.2.2.7装订案卷文件目录
以登记管理类文件为例,将本年度所有登记管理类的案卷文件目录按照《城乡居民基本养老保险档案案卷目录》、《城乡居民基本养老保险档案卷内文件目录》的顺序排列,然后在最前面加一个目录封面,并采用左侧三孔一线法装订。见图5(目录封面填写式样)
4.2.2.8填写案卷文件目录封面
《城乡居民基本养老保险档案案卷文件目录》(即目录封面)项目由目录名称、类目名称、年度、全宗号、保管期限、档案室编目录号和档案馆编目录号组成。填写方法见图5(目录封面填写式样)
目录名称:由全宗名称 、档案门类、目录种类三部分组成。如全宗名称是中原区林山寨办事处,档案门类是城乡居民基本养老保险档案,目录种类是案卷文件目录。
类目名称:即档案分类的名称(如管理类)。
年度:即档案所属年度。
全宗号:即档案馆指定给各立档单位的编号。
保管期限:指本册档案所属的保管期限
档案室编目录号:指档案室给予本册目录的顺序编号。
档案馆编目录号:纸档案馆给予本册目录的顺序编号。
4.2.2.9填写档案盒封面
档案盒封面应填写全宗名称,即立档单位的全称或规范简称。见图6(档案盒封面填写式样)
4.2.2.10填写档案盒盒脊
档案盒盒脊项目由全宗名称、年度、保管期限、类目名称、案卷题名、档号、和盒号组成。填写方法见图7(档案盒盒脊填写式样)
全宗名称:即立档单位的名称,可填写单位全称或单位规范简称。
年度:即文件形成年度,如2010。
保管期限:指档案的存留年限,即按分类组卷时划定的保管期限填写。
类目名称:即档案分类的名称(如管理类)。
案卷题名:即案卷标题(名称),案卷题名应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。
档号:组卷时编制的归档号。以登记管理类为例,如一个档案盒内装的是1-4号案卷。填写方法如下:
GL1-2010-1—GL1-2010-4
盒号:将不同保管期限的档案分别装入相应的盒内,根据保管期限的不同分别编写盒号。
4.2.3基金管理类文件材料参照会计档案进行整理。
4.2.4电子文件的整理
按照《郑州市电子文件归档与管理规范(试行)》进行整理。
4.2.5声像档案的整理
按照国家《照片档案管理规范》等进行整理。
4.2.6荣誉档案的整理
按照国家、省、市等有关规定进行整理。
附录《目录、封面、备考表填写式样》
图1卷内文件目录填写式样:
城乡居民基本养老保险档案卷内文件目录
顺序号
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姓名
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社会保障号
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社区名称
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办理日期
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页号
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备注
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1
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张某某
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410102196908081001
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技工学院社区
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2010.11.22
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1
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2
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李某某
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410102196510123456
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技工学院社区
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2010.12.31
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4
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3
|
刘某某
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410102197010223539
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技工学院社区
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2010.12.31
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7-9
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图2案卷封面填写式样:
中原区林山寨办事处
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管 理 类
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技工学院社区2010年12月份参加城乡居民基本养老保险人员登记表
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自2010年12月 1日
至2010年12月31日
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保管期限
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100年
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本卷共 20件 100页
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归档号
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GL1-2010-1
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全宗号
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目录号
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案卷号
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图3卷内备考表填写式样:
卷内备考表
本卷情况说明
立 卷 人 李某某
检 查 人 张某某
立卷时间 2011.5.30
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图4案卷目录填写式样:
城乡居民基本养老保险档案案卷目录
案卷号
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案卷题名
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起止年
月 日
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件数
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页数
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备
注
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馆编
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室编
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GL1-2010-1
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技工学院社区2010年12月份参保人员登记表
|
2010.12.1-
2010.12.31
|
20
|
80
|
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|
GL1-2010-2
|
工程学院社区2010年12月份参保人员登记表
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2010.12.1-
2010.12.31
|
30
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100
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图5目录封面填写式样:
中原区林山寨办事处
城乡居民基本养老保险档案案卷文件目录
(管理类 2010年)
全 宗 号: 档案室编目录号:
保管期限:100年 档案馆编目录号:
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图6档案盒封面填写式样:
中原区林山寨办事处
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图7档案盒盒脊填写式样:
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全宗名称
中原区林山寨办事处
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年 度
2010
|
保管期限
100年
|
类目名称
管理类
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案卷题名
技工学院社区、工程学院社区12月份参保人员登记表
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档 号
GL1-2010-1—GL1-2010-2
|
盒 号
1
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郑州市城乡居民基本养老保险档案管理暂行办法文件下载地址
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